Ser patrón en México no solo implica pagar sueldos, sino cumplir con una serie de obligaciones fiscales y laborales que, si se ignoran, pueden generar multas costosas e incluso problemas legales.
Si tienes empleados, ya sea en una empresa, negocio o como empleador doméstico, este artículo te explicará de manera sencilla las principales obligaciones patronales para que evites riesgos y mantengas todo en regla.
1 Timbrado de Nómina: No basta con pagar, hay que facturar
El timbrado de nómina es el proceso de generar y enviar al SAT los recibos de pago de tus empleados en formato CFDI (Comprobante Fiscal Digital por Internet).
📌 ¿Por qué es obligatorio?
- Es la única forma en que el pago de salarios es deducible de impuestos.
- El SAT verifica que estás cumpliendo con pagos de ISR, IMSS e Infonavit.
- Los empleados pueden comprobar sus ingresos de manera legal.
⚠️ Si no timbras la nómina correctamente:
❌ No podrás deducir los salarios en tu contabilidad.
❌ El SAT puede imponer sanciones y multas.
❌ Los empleados pueden reclamar su comprobante.
🔹 ¿Cómo se timbra la nómina?
Debes usar un Proveedor Autorizado de Certificación (PAC) que valide y envíe los CFDI de nómina al SAT. También necesitas registrar deducciones como ISR y aportaciones al IMSS.
2 Altas, Bajas y Modificaciones Salariales ante el IMSS
Si tienes empleados, estás obligado a inscribirlos en el Instituto Mexicano del Seguro Social (IMSS) para que tengan acceso a servicios médicos y prestaciones.
📌 ¿Qué debes hacer?
✔️ Alta en el IMSS: Registrar a un trabajador dentro de los primeros 5 días de su contratación.
✔️ Baja en el IMSS: Notificar cuando un trabajador deje de laborar contigo.
✔️ Modificaciones salariales: Reportar cualquier cambio en sueldo, ya que esto afecta sus derechos y aportaciones.
⚠️ Si no realizas estos movimientos:
❌ El IMSS puede aplicar multas de hasta 500 veces la UMA.
❌ El trabajador puede demandarte por falta de seguridad social.
❌ Podrías enfrentar problemas si ocurre un accidente laboral.
💡 Pro tip: Automatiza estos trámites con un sistema de nómina para evitar retrasos y errores.
3 Documentación Laboral: ¡Evita demandas y problemas legales!
Para evitar conflictos con empleados o auditorías de la Secretaría del Trabajo, es fundamental contar con documentos laborales bien organizados.
📌 Documentos básicos que debes tener:
✔️ Contratos de trabajo firmados (indispensables para relaciones laborales formales).
✔️ Comprobantes de pago de nómina y recibos firmados.
✔️ Registros de asistencia y horarios laborales.
✔️ Cartas de recomendación o referencias laborales.
✔️ Constancias de capacitación y adiestramiento.
✔️ Actas administrativas en caso de sanciones o amonestaciones.
⚠️ Si no tienes la documentación correcta:
❌ Un trabajador podría demandarte por despido injustificado.
❌ Puedes recibir multas de la Secretaría del Trabajo.
❌ En auditorías del SAT o IMSS, te pueden sancionar por incumplimiento.
💡 Consejo experto: Asegúrate de que cada documento esté actualizado y firmado por ambas partes.
4 Carpeta Laboral: La clave para una empresa ordenada
Una carpeta laboral es un archivo donde organizas toda la documentación de cada empleado. Esto te ayudará a cumplir con inspecciones y auditorías sin estrés.
📌 ¿Qué debe contener una carpeta laboral?
📂 Contrato de trabajo.
📂 Copia de identificación oficial del trabajador.
📂 CURP, RFC y NSS (Número de Seguro Social).
📂 Comprobantes de domicilio.
📂 Acta de nacimiento.
📂 Constancia de situación fiscal del trabajador.
📂 Recibos de nómina y comprobantes de pago.
📂 Formatos de inscripción al IMSS, Infonavit y Afore.
⚠️ Si no tienes esta carpeta en orden:
❌ Puedes perder demandas laborales por falta de evidencia.
❌ En auditorías del SAT o IMSS, podrían sancionarte por no tener registros.
❌ Es más difícil llevar un control adecuado de empleados y pagos.
💡 Tip extra: Digitaliza la carpeta laboral para evitar extravíos y tener todo a la mano.
¡Evita sanciones y protege tu negocio! cumple con obligaciones patronales
Cumplir con las obligaciones fiscales y patronales no solo te evita problemas con el SAT, el IMSS y la Secretaría del Trabajo, sino que también protege a tus empleados y fortalece la estabilidad de tu negocio.
En nuestro despacho contable, te ayudamos a llevar la nómina, registros ante el IMSS y toda la documentación laboral para que operes con tranquilidad.
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Fuentes: Pagina oficial sat
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